Dauerbrenner Fahrtenbuch

Sowohl Lohnsteuer- als auch Betriebsprüfer haben es im Visier: Das Fahrtenbuch. Es umfasst Aufzeichnungen darüber, welche Strecken mit einem Fahrzeug beruflich und welche Strecken privat zurückgelegt werden.

Zudem weist es nach, welche Fahrtkosten als Betriebskosten absetzbar sind und belegt den steuer- und sozialversicherungspflichtigen Sachbezug jener Mitarbeiter, die über einen Dienstwagen verfügen. Bei Betriebsprüfungen oder bei der gemeinsamen Prüfung lohnabhängiger Abgaben stellt es einen häufigen Diskussionspunkt bei dar.

Wie ist das Fahrtenbuch zu führen?

Das Fahrtenbuch sollte übersichtlich gestaltet sein sowie zeitnah und fortlaufend geführt werden. Prinzipiell gilt: je genauer die Aufzeichnungen, desto glaubwürdiger ist auch das Fahrtenbuch. Ein aus der Sicht der Finanzverwaltung „ordnungsgemäß geführtes“ Fahrtenbuch sollte zumindest folgende Bestandteile enthalten:

  1. Datum
  2. Kilometerstand am Beginn und Ende der Fahrt
  3. Ausgangs- und Zielpunkt
  4. Anzahl der jeweils zurückgelegten Kilometer
  5. Zweck der einzelnen Fahrt (nur für berufliche Fahrten)
  6. Angabe, ob berufliche oder private Fahrt
Wird auch ein in Excel geführtes Fahrtenbuch akzeptiert?

Das Fahrtenbuch kann auch elektronisch geführt werden. Allerdings ist bei Verwendung des Tabellenkalkulationsprogrammes MS-Excel Vorsicht geboten: Dieses Programm ermöglicht es dem Anwender nämlich, nachträglich Änderungen in den Aufzeichnungen vorzunehmen, wobei diese Änderungen bei einer späteren Prüfung nicht mehr nachvollzogen werden können. Gemäß der Auffassung der Finanzverwaltung entspricht daher ein über MS-Excel geführtes Fahrtenbuch nicht den Anforderungen.

Was ist bei Firmen-PKW für Mitarbeiter zu beachten?

Sollte einem Mitarbeiter ein Dienstwagen zur Verfügung gestellt werden und ist es ihm gestattet, diesen Wagen auch für private Fahrten zu verwenden, ist für das Ausmaß der Privatnutzung ein steuer- und sozialversicherungspflichtiger Sachbezug anzusetzen. Dieser beträgt 1,5 % der tatsächlichen Anschaffungskosten des Fahrzeuges, maximal € 600 pro Monat. Weist der Dienstnehmer aber per Fahrtenbuch nach, dass die durchschnittliche im Monat zurückgelegte Strecke nicht mehr als 500 km beträgt, ist nur der halbe Sachbezugswert – maximal € 300 pro Monat steuer- und sozialversicherungspflichtig. Kann der Nachweis der niedrigen Kilometerleistung nicht erbracht werden, kommt es im Zuge von Lohnabgabenprüfungen häufig zu Nachzahlungen. Die hat zwar der Dienstnehmer selbst zu tragen, der Dienstgeber haftet aber dafür. Die Nachforderung von Dienstnehmern kann daher zu Problemen führen, wenn das Dienstverhältnis bereits beendet ist.

Tipp: Um eine eventuelles Haftungsrisiko zu vermeiden, sollte in der laufenden Lohnverrechnung vorerst der volle Sachbezug verrechnet werden. Erbringt der Mitarbeiter gegen Ende des Jahres - beispielsweise im November - den Nachweis, aus dem die niedrige Kilometerleistung hervorgeht, bekommt er den halben Sachbezug für das ganze Jahr mittels Aufrollung gutgeschrieben.

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