Ist Ihr Kassabuch „prüfungstauglich“?

Erhöhtes Augenmerk legt die Finanzverwaltung bei Außenprüfungen auf die Aufzeichnungen der Unternehmer. Nicht immer entsprechen dabei die Kassabuchaufzeichnungen den abgabenrechtlichen Vorschriften.

Durch das Betrugsbekämpfungsgesetz 2006 trat für Unternehmer ab 1.1.2007 die Verpflichtung ein, Barein- und Barausgänge täglich einzeln aufzuzeichnen. Gleichzeitig wurde vom Finanzministerium eine Verordnung zur vereinfachten Losungsermittlung beschlossen, die sogenannte „Barbewegungsverordnung“. Diese Verordnung gilt nur für Betriebe, deren Umsätze (ohne Umsatzsteuer) in den zwei unmittelbar vorangehenden Wirtschaftsjahren unter € 150.000 lagen und sieht eine Umsatzermittlung mittels „Kassasturz“ vor. Die Betriebseinnahmen werden dabei durch Rückrechnung aus ausgezähltem End- und Anfangsbestand sowie den einzeln aufzuzeichnenden Barausgängen und erfolgsunwirksamen Bareingängen (Privateinlagen, Bankabhebungen) ermittelt.

Umsätze an der „freien Luft“

Der „Kassasturz“ muss nachvollziehbar sein, dazu bietet sich eine Aufzeichnung mittels Kassabericht an. Der Kassasturz hat spätestens zu Beginn des nächstfolgenden Arbeitstages zu erfolgen. Umsätze, die an der „freien Luft“ erwirtschaftet werden, dürfen immer mittels „Kassasturz“ ermittelt werden. Dazu zählen etwa die Umsätze der Maronibrater, Verkauf im Freien von Christbäumen oder Verkäufe von Obst/Gemüse von Pritschenwägen. Allerdings dürfen diese Umsätze an der „freien Luft“ kein Naheverhältnis zu fest umschlossenen Räumlichkeiten aufweisen. Umsätze, die etwa im Gastgarten oder an einem Kiosk erzielt werden, dürfen daher nicht mittels „Kassasturz“ ermittelt werden.

Umsatzgrenze von € 150.000

Wurde die Umsatzgrenze von € 150.000 einmalig überschritten, besteht ab dem zweitfolgenden Jahr Einzelaufzeichnungspflicht. Allerdings löst ein einmaliges Überschreiten um bis zu 15% (€ 172.500 Umsatz) innerhalb eines 3-Jahres-Zeitraumes noch keine Einzelaufzeichnungspflicht aus. Laut Finanzverwaltung können mehrere geschäftsfallbezogene Bareingänge zu einer Einzelaufzeichnung zusammengefasst werden. Im Bereich der Gastronomie gilt eine Tischabrechnung, bei der mehrere Produkte in einer Gesamtsumme boniert, abgerechnet und bei mehreren Personen kassiert werden, dann als Einzelaufzeichnung, wenn das Inkasso zeitnah erfolgt.

Schätzung der Steuerbemessungsgrundlage

In der Praxis werden die Losungen mit Paragon (handgeschriebene Barrechnung), „Stricherllisten“, Geschäftsfalllisten oder Registrierkassa erfasst. Jede Art der Aufzeichnung, die aufgrund der Summenbildung der einzelnen Bareingänge eine Ermittlung der Tageslosung ermöglicht, kommt in Betracht. Für „Stricherllisten“ gelten übrigens geänderte Vorschriften: Die Darstellung des einzelnen Geschäftsfalles ist notwendig, damit diese Listen anerkannt werden.
Wer seine Daten mittels EDV erfasst, ist neben der Aufbewahrung von Druck- oder Exportdateien auch verpflichtet, bei einer Außenprüfung  Exportfiles zur Verfügung zu stellen. Bei nicht oder mangelhaft geführten Aufzeichnungen ist die Finanzverwaltung zur Schätzung der Steuerbemessungsgrundlage befugt, mit der Konsequenz von Ertragssteuer- und Umsatzsteuernachzahlungen oder dem Verlust des Vorsteuerabzugs.

Unser Tipp: Setzen sie sich mit uns in Verbindung, um die aktuellen Aufzeichnungen auf Prüfungstauglichkeit untersuchen zu lassen.

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