Entscheidet sich ein Arbeitnehmer dafür, seinen Dienstwagen individuell nach seinen betrieblich bzw. privat gefahrenen Kilometern zu versteuern, muss er ein ordnungsgemäßes Fahrtenbuch führen. Tut er dies nicht, kann das Finanzamt auf die Pauschalversteuerung zurückfallen.
Die Verantwortung geht so weit, dass im Falle einer nachträglichen Erhöhung der Lohnsteuer diese zunächst vom Arbeitgeber beglichen werden muss, dieser jedoch eine Verrechnung mit noch ausstehenden Lohnzahlungen vornehmen darf. So hat das Bundesarbeitsgericht im Falle eines ausgeschiedenen Betriebsleiters entschieden. Weil dieser kein ordnungsgemäßes Fahrtenbuch vorgelegt hat, erkannte das Finanzamt die individuelle Versteuerung nicht an und wich auf die 1%-Regelung aus. Die damit verbundene Lohnsteuernachforderung verrechnete der Arbeitgeber mit dem letzten Gehalt sowie mit der noch ausstehenden Abfindung des Arbeitnehmers. Dass dieses Vorgehen vor Gericht als rechtmäßig anerkannt wurde liegt daran, dass der Arbeitgeber keine eigene, sondern die Steuerschuld des Arbeitnehmers beglichen hat.